Pleins feux sur le leadership : comment Flora Chan a guidé l’équipe de fabrication de Matterport pour des résultats records lors d’une pandémie mondiale

Rencontre avec Flora Chan, la vice-présidente trilingue des opérations de fabrication chez Matterport. 

Il y a deux décennies, elle a fait ses premiers pas dans le monde de l’analyse et du rapprochement des stocks alors qu’elle était étudiante à l’université d’État de Californie. Depuis, elle n'a plus regardé en arrière. Après avoir obtenu son Bachelor en administration des affaires, Flora a suivi ses passions pour les gens, l’établissement de relations et le développement de produits au cours d’une longue carrière dans la chaîne d’approvisionnement. 

Elle a dirigé des équipes au sein d’entreprises pionnières de la Silicon Valley - Solectron Corporation (rachetée par Flextronics), Transmeta Corporation, Pure Digital Technologies (rachetée par Cisco) et Lytro (rachetée par Google). Qu'il s'agisse des matériaux nécessaires pour les célèbres caméscopes FLIP, des processeurs basse consommation de référence, des caméras Light Field et bien d'autres encore, il y a de fortes chances que vous ayez utilisé un produit sur lequel Flora et ses équipes des approvisionnements ont travaillé. 

Le temps est venu pour elle de poursuivre sa route il y a deux ans, et la réputation de Flora en tant que leader expérimentée de la chaîne d’approvisionnement a précédé son arrivée chez Matterport.

Et face à la tournure soudaine des événements de 2020 liée à une pandémie mondiale dévastatrice, ses actions et son leadership n’ont pas déçu. 

Nous avons rencontré Flora pour discuter de certains des temps forts et des obstacles qu’elle a dû traverser au sein de son département depuis l’apparition de la COVID-19.

La demande pour la caméra Matterport Pro2 a triplé entre mars et avril 2020, mais à cause de la COVID-19, des retards se sont également accumulés en raison de la pénurie de composants critiques. Pouvez-vous nous en parler, ainsi que de certains des autres défis auxquels l’entreprise a dû faire face 

Depuis des décennies, les entreprises nord-américaines voient la Chine comme la plaque tournante de leur chaîne d’approvisionnement. Les fournisseurs asiatiques disposent de la main-d'œuvre et des matières premières nécessaires pour fabriquer efficacement des composants prêts pour la chaîne de montage, ce qui permet aux acheteurs de gagner du temps de production tout en augmentant leurs résultats.

Lorsque j’ai su qu’une épidémie avait éclaté à Wuhan, j’ai commandé un stock de composants pour six semaines. Cela nous a permis d’atténuer les retards préliminaires de production. Nous avons cependant dû surmonter quelques difficultés au cours des premiers mois, notamment parce que la Chine a fermé ses portes de la mi-janvier à la mi-mars. 

Nous avons également dû arrêter notre chaîne de production le 17 mars pour nous conformer aux ordres de confinement de la Californie, de sorte que personne n’a pu se rendre au bureau pendant plus d’une semaine. Cela nous a empêchés de fabriquer ou d'expédier de nouvelles caméras à nos clients, car nous les assemblons et les testons à Sunnyvale. 

En plus de ne pas pouvoir produire, nous avons commencé à manquer de matières premières.

Donc, pendant cette première semaine, nous avons travaillé directement avec les autorités du comté de Santa Clara pour définir un plan qui permettrait à nos équipes de reprendre le travail. Nous avons établi de nouvelles mesures de sécurité sanitaire, notamment le port de masques, le nettoyage régulier des postes de travail et des protocoles de distanciation sociale.

Nous avons également dû séparer l'équipe en deux groupes et faire des roulements pour permettre une distanciation suffisante.

Pour toutes ces raisons, notre capacité de production initiale a été réduite de 50 %, ce qui signifiait que nous ne pouvions fabriquer que la moitié du nombre habituel de caméras alors que les ventes explosaient ! La réception et l’expédition étaient aussi au ralenti puisque personne ne pouvait se rendre au bureau.

Qu’avez-vous fait pour relever ces défis ?

Nous avons fini par embaucher plus de personnel. À partir du mois de mai et jusqu’en juin, nous avons sans cesse recruté des contractuels.

De plus, nous avons modifié les plannings, en faisant faire à l’équipe des heures supplémentaires les samedis pendant plusieurs semaines pour rattraper le retard.

J’ai également remanié mon équipe, qui comprend non seulement la production, mais aussi la réception, la gestion des commandes et les achats. J’ai prêté un de mes collègues à l’équipe de production pour les aider.

Et quels ont été les résultats ?

Nous avons tiré de nombreux bénéfices des initiatives mises en œuvre ces derniers mois.

Tout d’abord, du côté production, nous avons largement battu le record quotidien de production et d’expédition, battant même des records trimestriels et mensuels chez Matterport. Nous avons plus que doublé nos niveaux pré-COVID.

De plus, pour renforcer la chaîne d'approvisionnement, j'ai travaillé main dans la main avec les fournisseurs de nos composants critiques pour réduire les délais et augmenter la fréquence des livraisons afin de maintenir la chaîne de production en mouvement tout en continuant à augmenter les volumes. 

Dans un cas, pour notre module capteur de caméra, j'ai pu réduire les délais des matériaux de plusieurs semaines et augmenter le volume de 50 %.

Donc, ces composants dont vous parlez viennent de l’étranger. Or les caméras Matterport Pro2 sont produites au siège de Sunnyvale, en Californie. Pouvez-vous nous parler de cette décision alors que presque toutes les entreprises externalisent la fabrication à l'étranger ?

Depuis mon arrivée, nous avons beaucoup changé la chaîne d’approvisionnement. 

En seulement deux ans, nous avons réduit le nombre de nos fournisseurs d’environ deux tiers en rationalisant et en consolidant notre réseau de fournisseurs spécifiques. Cela diminue la main d’œuvre, économisant ainsi environ 25 % sur les coûts nets.

Une des pièces de la caméra est préassemblée, ce qui réduit également le coût de la main d’œuvre et augmente les rendements ici, à Sunnyvale.

Plus important encore, nous fabriquons en Californie car cela nous permet de contrôler plus étroitement l’étalonnage de nos caméras, ce qui protège notre propriété intellectuelle, un avantage concurrentiel pour nous.

En tant que vice-présidente des opérations de fabrication, vous avez connu de nombreuses situations difficiles. Qu’avez-vous appris de cette expérience en particulier, et qu’est-ce qui la distingue ?

La communication et la maîtrise des relations clés de la chaîne d’approvisionnement sont essentielles. 

Vous devez comprendre chaque processus qui leur permet de vous expédier le produit.. 

À quoi ressemble leur chaîne d’approvisionnement et quels sont leurs délais ? Quel est le risque encouru ? Quel est le goulot d’étranglement ? Quels sont leurs défis ?

Se concentrer sur l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement signifie commencer par les matières premières, et pas seulement les composants que nous leur achetons.

Nous devons aussi encourager les fournisseurs. Nous nous rendons compte qu’ils souffrent, avec de nombreuses commandes annulées à cause de la COVID. Ils subissent des pertes importantes. C’est donc une bonne opportunité pour nous puisque notre demande augmente. Ils voient que notre activité se développe, alors que celle de leurs autres clients se réduit.

En d’autres termes, ils investissent plus de ressources pour nous et, de même, je les incite à améliorer leur production et à réduire leurs délais.

Quels conseils donneriez-vous à des fabricants de matériel confrontés à des problèmes similaires dans la chaîne d'approvisionnement ?

Planifiez et comprenez votre approvisionnement, qui se résume au final à vos composants.

Comme des usines pourraient fermer pour cause de COVID, vous devez vraiment comprendre toute la chaîne, jusqu’aux plus petites des pièces. Si vous ne le faites pas, vous ne pouvez pas planifier de manière proactive des situations comme celle-ci.

De même, tenez-vous au courant de ce qui se passe dans le monde. Tout peut avoir un impact sur la logistique de votre chaîne d’approvisionnement.

Comme vous le savez, nous sommes à court de vols au niveau mondial en ce moment, et tout le monde choisit le fret. De ce fait, les coûts sont montés en flèche. Nous devons donc comprendre comment nous pouvons minimiser cela.

Au fond, nous devons envisager la chaîne d’approvisionnement sous un angle différent, car elle n’est plus ce qu’elle était. Aujourd’hui, plus que jamais, nous devons suivre les changements environnementaux.

Quels conseils donneriez-vous aux femmes qui envisagent une carrière dans la fabrication ou la gestion de la chaîne d’approvisionnement ?

Personnellement, une fois entrée dans la filière, m’être sali les mains et avoir appris de l’équipe, j’ai pu prendre confiance en moi et réaliser que ce n’est pas seulement un « travail d’homme ».

Je dis toujours que, quoi que nous croyions, cela se réalisera. Je sais qu’il peut y avoir beaucoup d’incertitudes, mais si nous essayons, les résultats peuvent être différents.

Traverser des incertitudes renforce la confiance en notre capacité à le faire aussi !